原來追問跟我想的不一樣,用跟進式提問發現更好的提問!

因為有朋友跟我說「問完一個問題後就不知道要怎麼繼續問下去」,所以我決定來把「追問」的內容整理出來。

這邊的追問並不是死纏爛打型的那種,而是去挖掘更深入的內容並抱持確認跟好奇的態度。在國外就有把這種提問的類型給單獨出來,所以今天讓我們先一起認識「跟進式提問」(Follow-up question)

什麼是跟進式提問 ( Follow-up question )

劍橋英文字典上是這樣寫的:
「在對話中,我們經常會對某人剛剛說的某事提出簡短的問題。」
“In conversation, we often ask short questions about something that somebody else has just said. ”

但我個人更喜歡另一個網站的說明:
「跟進式提問用於挖掘已獲得信息中更深層的見解。換句話說,這些問題是用來擴展或澄清所得到的回答或信息的問題。」
“Follow-up questions are used to unearth more profound insights into previously provided information. In other words, they are questions you ask to expand or clarify an answer or information you’ve been given. ”

綜合上面的解釋,我自己給他的定義就是:「為了確認、挖掘或展現重視,而透過延續目前已經聽到的資訊所衍生的提問。」

舉例來說,我們在面試時面試官都會針對你提出的回答繼續提問,像是:「你是怎麼做到的?」或「你剛剛提到XXX,可以再多描述點嗎?」等等的問題,都是為了確認資訊正確性、更深入了解你以及確認你是否真的符合他們需要的特質。

但我自己認為這不只有人資適合使用,其實生活中很多地方都可以使用,而且這種提問類型還可以幫助我們得到很多好處。

跟進式提問的5個好處

#1 增加對話的深度

有深度的對話不一定要出現在訪談、面試、會議等等的場合才需要,其實我們日常生活中就很常出現這樣的機會,包括跟朋友聊天、家人的溝通、自我探索等等。

而跟進式提問就是可以在這些情境中幫助我們,讓問題得以延伸到心裡、感受、情緒、思維、邏輯等等的面向,舉例來說:從「知道她不喜歡這東西」的情況到「知道她為什麼不喜歡這東西」。除了讓我們更了解現況、原委外,還可以促發新的想法或產生創意。

#2 發現創新

大多數有創意的好問題的出現並不是想像中的一問到位,而是在對話的過程中不斷反覆提問,這不但可以用在會議上甚至跟自己對話也是非常實用。

像是怦然心動的人生整理魔法作者近藤麻理恵,她就是透過向自己提問而出現用怦然心動整理法的概念。除了名人之外,我身邊也認識很多人因為一個問題而幫助自己走出傷痛甚至是改變自己的生活,所以不一定是有天賦的人才可以用提問題改變自己,而是經過不斷的探索跟挖掘材會出現改變生命的機會。

#3 讓對方覺得被重視

這個是我發現在哈佛商業周刊文章中看到的有趣分析,這篇文章在說明到底什麼是一個好的聆聽者會做的事?他們請大家票選出最會聆聽的教練,並分析大家認為他們很會聆聽的原因,那你猜猜想成為一個別人認為很棒的聆聽者,你要做什麼呢?

我對於傾聽一直以為是要安靜,但在這篇文章中我才知道好的聆聽者反而是會適當的提出問題的人,特別是針對說話者已說出的內容再做確認跟延伸。反而聽完內容卻很安靜會讓人不確定你是不是有在聽,所以提出問題不但讓對方知道你有聆聽,更讓對方感覺你是有認真理解內容而且想要更多資訊。

#4 確認資訊理解上一致

有時候我們會以為自己理解對方的想法,但殊不知完美的理解錯誤,如果這個時候對象又剛好是主管或老闆很可能就有開天窗而被罵或懲處的危機,這個時候其實只需追問自己不清楚的地方就可以避免這一切。

當我們把對方提供的資訊用自己理解的話解釋一遍給對方,來確認這雙方所理解的部分是不是一致,這一整段過程不但可以讓自己更清楚目標,也讓老闆知道自己交辦的事情都有被消化跟理解。

#5 提升對人的判斷能力

其實在心理學的角度我們常常會有盲點、偏見、錯誤判斷的情況,即使自己覺得再中立還是可能因環境、生長背景、教育等等的因素導致,不論怎麼樣都或多或少會有一些,而這些就會影響我們判斷一個人的能力。此外大部分時候我們聽到的第一個答案都是沒有太大幫助的,因為這個時候問題很發散容易把話說得很大很空泛。

能夠避免這個狀況的就是持續追問,不論是問細節、問感想、確認想法一致等等,這些問題的出現才可以把對話的內容收斂,並且在這同時問出更有幫助的內容。

跟進式提問的技巧

#1 確定提問的目的

其實很多時候問不出問題是因為根本不知道需要什麼內容,所以這個就是在我們提問以前第一個要做的事情——確定提問的目的。

就像是在會議中我們會先確認議程以及要討論的內容,才不會在過程中忘記或遺漏而提問也是一樣,尤其追問是一個連續的動作,如果我們沒有先想好到底需要什麼資訊那就很容易變成單純的聊天,最後好像花很多時間聽到資訊卻都沒什麼幫助。

#2 積極聆聽(Active Listening)

我們常常會開自動導航模式溝通,像是很多人都會用「恩」「哦」「真的假的(台中式驚呼)」等字來顯示自己有在聽,但當這樣就是缺乏積極聆聽的表現,而在這時就會錯過談話中的細節、肢體語言、情緒、關鍵字等等可以追問的要素。所以追問最大重點就是要先聆聽,沒有聆聽其他技巧也不用管了,畢竟就沒聽到又怎麼找呢?(兩手一攤)

不過偶爾就是沒辦法提起精神去專心聆聽,所以我另外分享一個幫助我積極聆聽的心態——好奇。如果我今天狀態不好又要訪談其他人時,我最常做的就是去閱讀對方的資料或領域內的資訊,然後去假設自己要成為這個領域的人我會遇到的狀況,當我對受訪者越好奇我在訪談的過程就越能積極聆聽,所以下次去要積極聆聽先幫自己找回好奇心吧!

#3 針對模糊的關鍵詞

這個是在追問時最常使用的技巧,只要對方說出一個模糊的形容、過於專業的專有名詞或是抽象的概念,我一定會針對這個詞去追問意思、想法、確認我理解的是不是正確。

而在《追問的技巧》這篇文章中的舉例我覺得很棒,如果有人在面試時說自己最大的缺點就是完美主義或是工作狂,你一定覺得個人是找資料或有準備這一題,那破解的方法就是追問經歷「這個缺點有導致你發生什麼事情ㄇ嗎?」、「這個問題特典在你工作中如何展現?」就可以知道對方的真實性。

所以大家面試時還是不要說自己沒有的特質嘿!

#4 串連回答者的答案後再提問

這個技巧就是在追問時不只是將對方的回答當作是獨立的答案,而是將之前的回答和追問的問題連結起來,以便更深入地了解主題。這也是我自己最喜歡的方法,而且也是幫助我快速認識人的一個技巧,這個過程的重點不在於挑毛病,而是在於把對方的答案連接起來。

舉個例子,以前在做訪談時會遇到一個專家在分享他的職涯經歷,他在這中間提到了他學習的方法以及自己的學習過程,當我們聊到他現在步入中年後的習慣時我就提出「我發現在你的各個階段都有相同的學習方式,都是先XXX再OOO,請問你覺得自己的這個學習方法是怎麼發現的呢?」

其實我實際提問的句子已經忘了差不多,但最後受訪者對我的訪談很印象深刻,其中他最喜歡的就是我會去整理所有的答案並歸納出新的提問。這個技巧可以讓我們更深地了解對方的想法,並且能夠更有系統地進行溝通,甚至因此讓對方印象深刻。

#5 用正面的詞彙

這個算是說話的技巧,畢竟追問時用太針對性或刺激的文字很容易變成在逼人(常發生的苦主),所以追問時所有的問句最好都是正向表列或是先認同在提出疑問。

舉例來說,當今天你要確認為什麼對方的話前後不一致時最容易有摩擦,如果這時你就說「你剛剛跟現在說的不一樣,為什麼?」,我想你很快就沒人可以提問了,這時候其實可以先同意對方的論點再提出問題「你剛剛說的這個點我覺得很棒,不過因為前面提到的A跟這個地方好像不太一樣,可以請你解釋這兩個差異嗎?」

雖然我是不太會委婉講話的人,但光是這樣調整就可以讓對方更願意說出答案,我相信大家一定可以比我講得更好。

小結

追問在我以前的印象中更多是負面的詞,聽起來很像是在狡辯、刁難、挖人底細,也正是因為這樣想以前的我很不會思考跟探究問題,甚至引響到我的人際關係,因為我都不會去問對方的想法以及原因,最嚴重時還被人說自己都不願意打開心房,然後還自認為已經打很開了,但我發現這情況在近幾年就完全消失。

前幾年我突然跟以前高中的同學接上線,從畢業到這之前我們是都沒聯絡,基本上是以為緣分已盡的程度,但卻突然之間成為鄰居而這時的我也對提問有比較正面的心態,所以開始問起對方對事情的看法跟思維,在聽到她回答的瞬間我才知道原來以前都沒有真正的瞭解他人。

原來大家包括我自己都有想被瞭解的時刻,而當傾聽的對象願意向我們發問時我們會更開心,也會認為彼此更加的親近並真正的瞭解對方,不是只知道事情而是知道思維跟想法。

現在我跟那位同學變成很好的朋友,也知道對方是個很願意包容彼此的各種狀態。我相信追問可以在工作跟做事上起到很大的幫助,但它的幫助遠遠超過於此,也希望大家可以透過這個分享找到追問的時機,並在這之中獲得意外的收穫。

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