你能找到問題背後的問題嗎?用 「5 Why」解決人生難題

生活中有很多狀況是沒辦法靠 Google 或 ChatGPT 找到答案,像是「好伴侶的條件」、「選擇什麼科系」、「成為什麼樣的人」等沒有固定答案的問題,就算 Google 或去外面上課也只是增加選項,並不會因此得到解答。

所有問題的答案就是在自己身上,而 5 Whys 就是可以找到這些問題答案的方法。

什麼是 5 Why?

我就直接以一個火災為例子,假設你家的廚房著火了:

第一個問題:”為什麼廚房著火了?”
答案可能是:”因為瓦斯爐發生漏氣。”

第二個問題:”為什麼瓦斯爐會發生漏氣呢?”
答案可能是:”因為瓦斯管道老化破損了。”

第三個問題:”為什麼瓦斯管道會老化破損呢?”
答案可能是:”因為管道沒有定期保養和檢查。”

第四個問題:”為什麼管道沒有定期保養和檢查呢?”
答案可能是:”因為家裡沒有注意到這個問題的重要性,並沒有建立相應的維護計劃。”

第五個問題:”為什麼家裡沒有注意到這個問題的重要性,並沒有建立相應的維護計劃呢?”
答案可能是:”因為家人沒有足夠的知識和意識,也沒有接受相關的安全教育。”

這就是「5 Why」的概念,通過連續地追問為什麼,我們就可以逐步提高問題的層次並深入探究問題的本質。最一開始的問題是廚房火災,如果沒有透過 5 Why 即使解決瓦斯漏氣的問題,但如果火災意識跟知識不足還是可能因其他原因又一次火災,而通過「5 Why」的追問就可以發現更根本的原因,才可以真的做到避免再次發生。

5 Why 是一個有助於結構化思考和解決問題的工具,除了可以幫我們找出問題背後的根本原因,還有其他 3 個好處。

5 Why 的 4 個好處

1 – 深入理解問題的本質

如同上一段火災的例子,我們會通過連續追問為什麼來揭開問題更深的層面,這也讓我們可以深入了解問題的根本原因,避免只處理問題的表面問題,也讓問題的核心可以被看見和解決。

2 – 提高解決問題的效率

這算是發現隱藏問題延生的優點,當我們可以找到問題的根本原因,就可以直接制定精準的解決方案,讓我們在處理問題時可以更快更準。

舉例來說:客戶一直說想要把字變大,如果沒有追問很容易就陷入維持美感跟客戶要求的兩難,但其實追問下去他們是覺得重點不清楚。如果我們只針對字體的大小去調整,很容易來來回回客戶還是不滿意,但當我們釐清他就是想要什麼關鍵字或圖片更清出,那設計師們就可以針對這點去做出更棒的設計。

3 – 避免問題的再次發生

這個優勢也是找到核心問題的延伸好處,當我們找出問題的根本原因,就可以去規劃方案讓類似的問題不再發生。

在前公司幫設置同事的系統帳號時,很常遇到有些同事說自己的帳號壞了,但其實是自己的帳號打錯。為了不讓這樣的事情一直發生,當時的我就做了說明書給申請新帳號的同事,此外也設計一套事前問答,讓他們先準備好錯誤的資訊,當我看到問題就可以馬上處理而不是一直回信確認原因。

4 – 促進團隊合作和創新思維

「5 Why」可以作為一種團隊合作工具,幫助團隊成員共同思考問題的根本原因,激發創新思維。在團隊遇到了困難的挑戰,通過使用「5 Why」來共同追問為什麼,藉此透過不同的視角來獲得新的思維和解決問題的方法。

講完「5 Why」的好處,你會發現其實他們都圍繞在找到問題的根源,在工作上可以幫助我們更好的解決問題,但其實它可以應用於各個領域中,甚至是幫助我們解決習慣上、心理上甚至人生上的難題。

如何在生活中運用 5 Whys?

我一直覺得商業的工具都能提升我們的日常生活,我自己就曾用 5 Why 幫我釐清拖延的心態。每當我要寫程式時都會想先處理其他的工作,明明這些程式真的不會太難,大概真的一兩天就可以完成,導致每次都會等到最後才急急忙忙的處理。雖然沒有延誤專案,但這樣幾次下來對自己的心臟不太好,所以我決定好好解決這個問題。

我曾經覺得是自己時間管理不好,後來透過 5 Why 幫自己找到原因並調整心態,下面就來看看我是怎麼思考的:

5個為什麼應用範例

在做完 5 Why 後其實問題很明顯,我是沒自信而拖延,但其實我是做得到的。先跟大家說下結果,我因為成功調整自己的心態讓工作可以更早完成,並有更多時間去做細部的優化,也讓同事對設計給他們的流程很滿意,並大大的節省他們很多時間。

其實除了這個情況,我還靠著反覆提問幫自己提升各個層面,包括自信心、學習方法、理財、時間規劃等,透過商業上的工作或心態來幫助自己在人生的各個面向去做優化,這也是我認為商業工具能在生活層面也幫助我們的原因。

小結

曾經的我認為遇到問題要趕快找到解決方法,也心中默默為這樣的自己感到驕傲,覺得自己很積極跟努力。現在回過頭來看當年自己的心態,真的是想找個洞鑽進去(掩面)。雖然的確解決當下的狀況,但其實只解決表面問題,而核心問題根本沒解決,也讓事情都用不同的型態重複發生。

我們生活中有很多的問題都停留在表面,但只需要再挖深一點,其實就可以更清楚地找到原因,也可以真正地解決它並讓自己越來越好。

如果你不確定自己要怎麼做 5-Whys,也歡迎留言、私訊或是 email ( wenbyjiang@gmail.com ) 來詢問

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